毎日溜まり続けていくメールの数々。その中から大事なメールを見逃さずにチェックできていますか？ また、読み返したくなったメールをすぐに見つけることはできますか？ macOSに標準搭載されている「メール」には、メールを快適に管理するための機能が豊富に備わっています。ここでは標準の「メール」で素早くメールを見つけ出すための管理術を10点ご紹介しましょう。
(1)より多くのメールを1画面に表示する
1日に何十、何百というメールを受信する人だと、その中から目を通しておくべきものを見つけ出すのもひと苦労です。そこで、まずは1画面に表示できるメールの件数を増やして一覧性を高めましょう。
メニューバーから［メール］→［環境設定］を選び、環境設定パネルを表示させます。［表示］タブに切り替えると、一番上に［リストプレビュー］という項目があるはずです。
この部分を［なし］に変更すると、リストエリアで本文の冒頭が表示されなくなり、その分より多くの件数を表示することができます。
(2)TO/CCラベルを表示する
ビジネスメールでは、「CC」でメールが届くことがあります。「CC」とは「Carbon Copy（カーボン・コピー）」の略で、主に情報共有の目的で、関係者にメールを同時発送しておきたいときに使います。
送られてきたメールが「TO」なのか「CC」なのかは、意外と重要です。「TO」で送られてきたメールは返信が必要になることが多いですが、「CC」で送られてきたメールは目を通しておくだけでいい場合がほとんど。時間のあるときに開封しても、それほど問題にならないはずです。
「メール」では、［表示］メニューの中にある［TO/CCラベルを表示］を選ぶことで、リストエリアに［TO］や［CC］が表示されます。
(3)スレッドにまとめて強調表示する
「メール」には、同じ話題のメールをグループ化する「スレッド」という機能があります。会話の流れが辿りやすくなるので、まだ利用していない人はぜひ使ってみましょう。
スレッドの表示は、［表示］メニューの［スレッドにまとめる］を選ぶだけで簡単にオン/オフを切り替えられます。
また、［表示］メニューの［スレッドを強調表示］を選ぶと、リストエリア内でスレッドが強調表示され、見つけやすくなります。併せて活用しましょう。
(4)大切な相手はVIPに設定する
「VIP」の設定は、効率的なメール管理を行なううえで欠かせません。「VIP」とは、重要度の高い相手を指定できる機能です。
「メール」では、サイドバーに［VIP］項目が用意されており、VIPに指定した人のメールを抽出できます。［VIP］欄をチェックすることで、大切な人からのメールを見逃さずに済むというわけです。
先ほど「重要度の高い相手」と書きましたが、あまり深く考えず、複数回やりとりする相手はどんどんVIPに登録するのがオススメです。メールマガジンやプロモーションメールなどに埋もれさせないことが目的なので、積極的に活用していきましょう。
ただし、VIPに登録できる人数は、100までに制限されています。登録できる人数が上限に達したときは、最近やりとりしていない人をVIPから解除しましょう。
(5)メッセージフィルタで目当てのメールを探す
メールを使っていると、未開封のメールだけを抽出したいときがあります。そんなときに使いたいのが「メッセージフィルタ」という機能です。
リストエリアの上部にある下向き三角形のマークをクリックすると、マークが青くなってフィルタが有効になります。
抽出の条件を変更したいときは、青くなっているマークを長押ししましょう。ポップアップメニューが開くので、そこから抽出したい条件を選べばOKです。
「未開封かつ添付ファイル付きのメール」のように複数の条件を組み合わせることも可能です。
(6)検索窓を使いこなす
メールを探すとき、差出人の名前を検索窓に入れて探すことは多いと思います。しかし、検索窓には、それ以外にもさまざまな条件を入力できます。
たとえば、昨日受信したメールを探したいときは「昨日」と入れれば、［日付:昨日］というプルダウンメニューが表示されます。それを選ぶことで、昨日受信したメールだけを抽出できます。
また、日付に関しては、他に「今日」「今月」「去年」「2020年」「2019年4月」などの条件を指定可能です。
さらに、「添付」と入力すれば添付ファイル付きのメールを探し出すことができますし、「PDF」と入力すればPDFファイルが添付されているメールを探し出すこともできます。画像が添付されたメールを探したいときは「イメージ」と入力すればOKです。
(7)複数の検索条件を組み合わせる
メールの検索窓には、複数の条件を入力できます。たとえば最初に「鈴木」と入力して差出人を指定し、その後に「打ち合わせ」など、探したいキーワードを続けて入力します。こうすることで、目当てのメールに素早く辿り着くことができるでしょう。
先ほどのテクニックと組み合わせて、「今月」に「鈴木」さんから届いた「添付ファイル付き」のメールを探し出すこともできます。
なお、メールの検索は、自然な文章で検索できる「自然言語検索機能」が備わっているはずなのですが、日本語だとあまりうまく機能しません。注意しましょう。
(8)スマートメールボックスを活用する
同じ条件での検索を何度もしているなら、「スマートメールボックス」を活用するといいでしょう。
スマートメールボックスとは、検索条件を保存してすぐに呼び出せるようにしたものです。単一の条件だけでなく、複数の条件を組み合わせられるのがメリットです。
スマートメールボックスは、なるべく抽出漏れがないよう、かつ余計なものが入り込まないように条件を指定するのがポイントです。
たとえば経理関連のメールをあとでまとめて見返したいときは、「請求」というキーワードを検索対象にしますが、これだと余計なメールマガジンなども入ってきてしまいます。
そこで、［差出人がVIPである］という条件を加えて特定の差出人だけに絞り込むなど、条件を工夫しながら効率的なスマートメールボックスを作っていくといいでしょう。
(9)読まないメールはルールでアーカイブ
ほとんど読まないようなメールマガジンやプロモーションメールは、「ルール」機能を使って受信トレイから移動させましょう。
ルールは、メールの受信時に実行されます。つまり、メールマガジンなどを受信した瞬間に別の場所へ移動させられるというわけです。受信トレイ内にある新着メールの件数が減ることで、重要なメールをより見つけやすくなるでしょう。
ルールの設定方法に関しては、まず振り分けしたいメールを選択しておき、［メール］メニュー→［環境設定］を選びます。環境設定ウインドウが表示されたら［ルール］タブに切り替え、［ルールを追加］ボタンをクリックしましょう。
ルールの設定画面になるので、上側にルールを適用する条件、下側に実行するアクションを設定します。
条件には、差出人のメールアドレスや件名を指定し、実行するアクションには［メッセージを移動］を選択、移動先には［アーカイブ］を選ぶのがおすすめです。アーカイブを選んでおけば、あとで見たくなったときに探し出すことができます。
(10)不要なメールマガジンは登録解除する
あまり読まないメールマガジンはルールを使って振り分けることができますが、本当に読まないのなら登録解除をしたほうがいいでしょう。Mac標準の「メール」では、ソフト上で簡単に登録解除の操作ができます。
ヘッダ部分に［サブスクリプション登録解除］のボタンが表示されるメールは、登録解除の機能が利用できます。ボタンを押すと確認のダイアログが現れ、そこで［OK］ボタンを押すだけで登録解除になります。
残念ながら、この機能はすべてのメールマガジンで利用できるわけではありません。機能が使えない場合はWebサイトにアクセスするなどして登録解除しましょう。
大切なのは「こだわりすぎないこと」
ルールやスマートメールボックスなど「メール」のさまざまな機能を活用することで、メールの管理はしやすくなります。しかし、ルールやスマートボックスの設定にこだわりすぎてしまうと、今度はその作業で時間のロスが生まれてしまいます。
そもそも、メールの管理に「これで十分」ということはありません。月日の経過に合わせてどんどん新しい種類のメールが届くようになり、たびたびルールやスマートメールボックスの設定を見直す必要が出てきてしまうのです。
あまり神経質にならず、おおらかにメールと付き合うのが良いのではないでしょうか。
からの記事と詳細 ( 最低限知っておきたいMacの「メール」管理術10選 - PC Watch )
https://ift.tt/sx3NUJA
科学＆テクノロジー
No comments:
Post a Comment